Encore une citation du Dr House pour un autre emprunt à la méthodologie clinique. Sujet du jour : « Comment utiliser les M&M conferences dans le cadre de projets web».
Les «M&M conferences», M&M pour «Morbidity and Mortality» consistent, dans le monde hospitalier, à passer en revue certains cas, soit de patients décédés, soit de patients dont le parcours de soin a souffert d'erreurs significatives.
Ces conférences ont été théorisées et mises en pratique par le Dr. Ernest Codman au Massachusetts General Hospital de Boston au début du siècle dernier.
Avant d'en venir à l'application web marketing de ces conférences présentons en rapidement les principes :
Les objectifs :
Analyser les faits et identifier les actions ayant conduit au résultat négatif constaté afin d'en tirer les enseignements permettant, à l'avenir, de ne pas reproduire les mêmes erreurs lors de situations similaires.
Il s'agit avant tout d'apprendre de ses erreurs et de modifier en conséquence comportements et process.
La méthode :
Ces conférences n'ont pas d'objectif punitif, il ne s'agit pas de mettre au banc des accusés tel ou tel praticien. Ce n'est pas non plus l'occasion de séances d'autocritique expiatrices. Seul le retour d'expérience prévaut.
Afin de ne pas déraper, des règles ont été mises en place pour la conduite de ces échanges :
- La durée et les cas :
La réunion ne devra pas durer plus d'une heure et un maximum de 3 cas seront étudiés pendant la conférence. Il s'agit d'aller à l'essentiel et de ne pas se perdre en digressions.
- Les personnes présentes :
Afin que la parole soit libre et pour éviter «l'effet tribunal» la personne présentant les cas dont il avait la charge, le rapporteur, le fait devant ses pairs et non devant ses supérieurs.
- La préparation :
Les cas sont préparés et communiqués à l'avance aux spécialistes convoqués afin qu'ils arrivent en session en ayant connaissance des éléments principaux. Les cas sont documentés et le rapporteur enrichit sa présentation des références issues de la littérature.
- Le retour d'expérience :
Tous les participants sont encouragés à donner leur point de vue.
A la fin de la réunion il est décidé collégialement de la qualité des discussions.
Si le retour d'expérience est significatif, celui-ci est rédigé puis enregistré et communiqué aux autres équipes susceptibles d'être confrontés aux mêmes cas.
Pourquoi et comment utiliser cette méthode en gestion de projets Web ?
Avantages :
Limites :
Tous les jours, nous menons des projets : idées, conceptualisation, modélisation, maquettage, cahier des charges etc. jusqu'à la mise en prod. Trop souvent la vie du projet s'arrête là et, pris dans le tourbillon quotidien, nous passons à d'autres projets. Pourtant, c'est après la mise en prod que la vie du projet commence ; tout préalable n'étant que gestation.
De tous ces projets, certains fonctionnent, d'autres moins, voire pas du tout, et, souvent, ceux qui ont échoué sont vite oubliés alors que c'est de ceux-ci qu'il faut apprendre pour ne pas reproduire les mêmes erreurs.
Avantages :
En médecine clinique il est assez évident de déterminer quand un patient est mort ... en web management un peu moins.
C'est le premier avantage : mettre en place des M&M oblige à fixer, en amont des projets, des indicateurs seuils permettant de déterminer a priori la réussite ou l'échec d'un projet ex : "créer 100 000 optins" ou "passer le taux de rebond de 30 à 15 % sur la home". Si l'objectif n'est pas atteint, le projet fera l'objet d'une réunion M&M.
Deuxième avantage : cela oblige à déterminer un responsable de projet. C'est lui qui met en place ce qu'il faut pour atteindre les objectifs et c'est lui qui présente le cas en M&M si ceux-ci ne sont pas atteints. Un responsable projet = un interlocuteur unique = des projets fluidifiés.
Troisième avantage : l'historisation des projets : Dans un secteur au turn over important, archiver les données projets (objectifs, dispositifs mis en place, résultats et analyses des résultats) permet de ne pas perdre de savoir quand un membre de l'équipe quitte la société.
Limites :
La mise en place de ce procédé peut se révéler difficile et chronophage : rédiger les fiches projets, mettre en place les réunions, rédiger les ordres du jour et comptes rendus, gérer la base de connaissances.... Dans une petite structure ne disposant pas de service qualité c'est une charge qui peut se révéler lourde, surtout à la mise en place initiale.
Malgré les gardes fous évoqués, les réunions peuvent déraper et se transformer en règlements de comptes à O.K. Corral voir en justification de sanctions...
Chacun se fera donc sa propre idée sur l'intérêt de l'implémentation de cette méthode dans le cadre de la gestion de projets web. Si vous utilisez déjà une méthode similaire ou si vous prévoyez de tester les M&M dans votre entreprise n'hésitez pas nous faire profiter de votre témoignage.
Pour en savoir plus sur les M&M :
1 ) Morbidity and Mortality Conference A Survey of Academic Internal Medicine Departments by Jay D Orlander, MD, MPH & B Graeme Fincke, MD
2) Investigating the nature of the morbidity and mortality conference. Acad Med.1990;65:420. by Biddle C, Oaster
3) Evidence-based medicine in practice: The M&M conference By David Jevsevar, MD, MBA
4) PREPARING A MORBIDITY AND MORTALITY CONFERENCE by Debra Houry, MD, MPH & Michael Gibbs, MD
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